Unternehmenswissen für den Mittelstand,
sofort verfügbar.
KnowledgePilot ist KI-Wissensmanagement für kleine und mittlere Unternehmen: Die KI beantwortet Fragen aus Ihren eigenen Dokumenten und E-Mails — mit Fundstelle im Dokument. DSGVO-konform, gehostet in Deutschland. Im Büro, in der Werkhalle, auf der Baustelle.
- 30 Minuten, Zoom oder Telefon
- Kein Verkaufsgespräch – eine ehrliche Einschätzung Ihrer Ausgangslage
- Unverbindlich, keine Vorbereitung nötig
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Diese Situationen kosten jeden Tag Zeit, Geld und Nerven.
Entscheiden ohne Überblick
Eine Entscheidung steht an, doch die Faktenlage ist verstreut. Was wurde schon geprüft, was wurde verworfen, was hat sich bewährt? Ohne Überblick wird aus jeder Entscheidung ein Risiko.
Das Rad wird immer wieder neu erfunden
Ein Kollege erarbeitet ein Konzept, das es im Unternehmen längst gibt — nur weiß niemand davon. Lösungen werden doppelt entwickelt, Vorlagen ein zweites Mal geschrieben, Fragen ein drittes Mal beantwortet.
Routine frisst den Tag
Ein Großteil der Anfragen ließe sich in Sekunden beantworten — wenn das Wissen sofort zur Hand wäre. Stattdessen sind es Stunden, jede Woche, in jeder Abteilung.
Verstreutes Wissen
Die wichtigsten Zusammenhänge kennen zwei, drei Leute. Wenn einer krank ist oder geht, ist auch der Überblick verloren.
Jeder hat seine eigenen Quellen
Jeder Mitarbeiter arbeitet mit eigenen Dateien und Ablagen. Wissen bleibt Privatbesitz statt Unternehmenswissen.
Fragen stehen im Raum
Hektische Suche statt klarer Antwort.
Entscheiden ohne Überblick
Eine Entscheidung steht an, doch die Faktenlage ist verstreut. Was wurde schon geprüft, was wurde verworfen, was hat sich bewährt? Ohne Überblick wird aus jeder Entscheidung ein Risiko.
Das Rad wird immer wieder neu erfunden
Ein Kollege erarbeitet ein Konzept, das es im Unternehmen längst gibt — nur weiß niemand davon. Lösungen werden doppelt entwickelt, Vorlagen ein zweites Mal geschrieben, Fragen ein drittes Mal beantwortet.
Routine frisst den Tag
Ein Großteil der Anfragen ließe sich in Sekunden beantworten — wenn das Wissen sofort zur Hand wäre. Stattdessen sind es Stunden, jede Woche, in jeder Abteilung.
Verstreutes Wissen
Die wichtigsten Zusammenhänge kennen zwei, drei Leute. Wenn einer krank ist oder geht, ist auch der Überblick verloren.
Jeder hat seine eigenen Quellen
Jeder Mitarbeiter arbeitet mit eigenen Dateien und Ablagen. Wissen bleibt Privatbesitz statt Unternehmenswissen.
Fragen stehen im Raum
Hektische Suche statt klarer Antwort.
Jede dieser Situationen für sich ist Alltag. Zusammen sorgen sie dafür, dass Sie sich um alles kümmern —
nur nicht um das, was Ihr Unternehmen weiterbringt.
In drei Schritten zum eigenen Wissensspeicher
Einfacher Einstieg und schnelle Ergebnisse. KnowledgePilot verbindet Ihre bestehenden Ablagen — Netzlaufwerk, SharePoint, OneDrive, Google Drive und E-Mail-Postfächer — zu einer gemeinsamen, durchsuchbaren Wissensbasis. Technisch steckt dahinter ein RAG-System (Retrieval-Augmented Generation): Die KI antwortet ausschließlich aus Ihren eigenen Dokumenten und nennt die Fundstelle, statt aus allgemeinem Internetwissen zu schöpfen. Kein Modelltraining, kein IT-Projekt, keine Umstrukturierung Ihrer Ablage.
Quellen verbinden
Binden Sie die Systeme an, die Ihr Wissen enthalten — ohne die Daten umzubauen.
Wissen sammeln
Einfach bereitstellen — die Inhalte werden automatisch erschlossen und durchsuchbar gemacht. Keine Vorbereitung, keine Katalogisierung.
Fragen stellen
Antwort in Sekunden, mit Verweis auf die Quelldokumente. Die Antwort nur aus Ihren Sammlungen erzeugt. Nichts wird erfunden.
Quellen verbinden
Binden Sie die Systeme an, die Ihr Wissen enthalten — ohne die Daten umzubauen.
Wissen sammeln
Einfach bereitstellen — die Inhalte werden automatisch erschlossen und durchsuchbar gemacht. Keine Vorbereitung, keine Katalogisierung.
Fragen stellen
Antwort in Sekunden, mit Verweis auf die Quelldokumente. Die Antwort nur aus Ihren Sammlungen erzeugt. Nichts wird erfunden.
Ihr Wettbewerbsvorteil, der immer weiter wächst
Weniger Suchaufwand, schnellere Entscheidungen und Mitarbeiter, die endlich auf das Wissen zugreifen können, das bereits im Unternehmen vorhanden ist.
Vorhandenes Wissen wird aktiviert
- Handbücher, Regelwerke, Gesetze
- Frühere Projekte & Berichte
- Interne Richtlinien & Vorlagen
Wissen aus dem Alltag wird gewonnen
- Abfragen & Antworten werden gespeichert
- Kollegen ergänzen Dokumente kontinuierlich
- Bewährte Abfragevorlagen entstehen
Ein einzigartiges Unternehmensgedächtnis
- Erfahrungswissen ist dauerhaft gesichert
- Neue Mitarbeiter starten auf dem Niveau der Besten
- Ein Wissensvorsprung, den niemand kopieren kann
Das ändert sich mit KnowledgePilot
Wissen suchen kostet Zeit. Wissen finden schafft Vorsprung. Gerade im Mittelstand steckt das entscheidende Wissen selten in einem System, sondern verteilt in Ordnern, Postfächern und in den Köpfen langjähriger Kollegen. Eine KI-Dokumentensuche macht diesen Bestand erstmals gemeinsam zugänglich — und hält ihn auch dann verfügbar, wenn jemand das Unternehmen verlässt.
Alles Wissen an einem Ort
Dokumente, E-Mails und Ablagen aus dem ganzen Unternehmen — durchsuchbar in einem einzigen System.
Frage stellen, Antwort in Sekunden
Sie tippen Ihre Frage ein und bekommen die Antwort sofort — mit Quelle und genauer Fundstelle. Nichts erfunden, alles belegt.
Aus Stunden werden Sekunden
Die tägliche Sucherei ist vorbei. Was heute halbe Tage frisst, ist in Sekunden erledigt.
Entscheiden mit voller Faktenlage
Vor jeder Entscheidung wissen Sie, was schon geprüft, verworfen und bewährt wurde — statt im Blindflug.
Nie wieder doppelte Arbeit
Was einmal erarbeitet wurde, ist auffindbar. Konzepte, Vorlagen und Antworten entstehen kein zweites Mal.
Ihr Wissen bleibt im Haus
Krank, im Urlaub oder gekündigt — das Wissen bleibt. Neue Kollegen starten sofort auf dem Stand des ganzen Teams.
Ab 12 € pro Nutzer und Monat — inkl. Betrieb, Wartung und Updates. Bindet Microsoft 365, Google Workspace und IMAP-Postfächer an, mit Texterkennung für deutsche Unterlagen.
Über uns
Warum ich KnowledgePilot gebaut habe
Es begann aus Frust. Als Softwareentwickler habe ich früh mit KI gearbeitet — und immer wieder dieselben Probleme erlebt: veraltetes Wissen, erfundene Funktionen, keine Quellenangaben. Also habe ich ein eigenes System gebaut — und wir nutzen es selbst, inzwischen seit über einem Jahr.
Bei Kunden war das Interesse sofort da. Denn Consumer-KI reicht für Unternehmen nicht: Sie halluziniert, niemand weiß, woher ihr Wissen stammt, und ein gemeinsamer Wissensstand entsteht nicht. Genau deswegen haben wir KnowledgePilot gebaut.
Der Blick dafür kommt aus dem Kundengeschäft. Seit 1992 setze ich IT-Projekte in fremden Unternehmen um — vom kleinen Betrieb bis zum gewachsenen Mittelständler, quer durch die Branchen. Die Häuser sind sehr verschieden, ein Muster wiederholt sich aber überall: Das entscheidende Wissen ist vorhanden — es ist nur nicht dort, wo man es sucht. Es steckt in Postfächern, auf Laufwerken und in den Köpfen von drei Leuten, die schon lange dabei sind. Deshalb verlangt KnowledgePilot nicht, dass Sie Ihre Ablage erst umbauen — es arbeitet mit dem, was da ist.
Datenschutz ist bei KnowledgePilot keine nachträglich angeschraubte Funktion. Ich bin seit 2015 zertifizierter Datenschutzbeauftragter (TÜV Rheinland) und habe in dieser Rolle zahlreiche Unternehmen betreut. Wer einmal erlebt hat, wie ein Datenschutzvorfall ein Unternehmen beschäftigt, baut ein KI-System anders: Verarbeitung in Deutschland, nachvollziehbare Quellen, klare Zugriffsrechte — von Anfang an, nicht als Nachrüstung.
„Die Qualität der Daten entscheidet über den Erfolg
— nicht die Größe des Modells“
Peter Schubert, Vorstand
Companionware AG
- Diplom-Informatiker, TU Dresden
- Zertifizierter Datenschutzbeauftragter (TÜV Rheinland), seit 2015
- IT-Grundschutz-Praktiker (BSI)
- Seit 1992 IT-Projekte in Unternehmen quer durch die Branchen
So starten Sie mit KnowledgePilot
Keine komplexen IT-Projekte, kein Risiko — sondern ein klarer, geführter Ablauf.
Ausgangslage klären
- Wo liegt Ihr Wissen? Wo gehen Informationen verloren? Wo klemmt es im Alltag?
- Sie erhalten eine klare Einschätzung, was möglich ist — und was nicht.
- Kein Verkaufsgespräch, sondern ein Bild Ihrer Ausgangssituation.
Selbst testen — 14 Tage, unverbindlich
- Sie testen KnowledgePilot mit Ihren Dokumenten — ohne Installation, ohne Kreditkarte.
- Innerhalb von Minuten können Sie starten. Bei Fragen unterstützen wir Sie persönlich.
Ergebnisse besprechen
- Gemeinsam werten wir die Testphase aus: Was hat funktioniert? Wo gibt es offene Fragen?
- Sie entscheiden in Ruhe, ob und wie Sie weitermachen möchten.
Produktiv starten — mit Begleitung
- Ihre Mitarbeiter lernen KnowledgePilot in einem Webinar kennen und können sofort loslegen.
- Wir richten Anbindungen an Ihre bestehenden Systeme ein und helfen bei der Konfiguration von Assistenten.
- Auch nach dem Start begleiten wir Sie weiter: Optimierung, Erweiterung und persönlicher Ansprechpartner.
Ihre Daten bleiben Ihre Daten
Als deutsche Lösung für deutsche Datenschutz-Anforderungen gebaut
— kein Cloud-Act, kein Training mit Ihren Daten, volle Kontrolle.
KI-Modell, Vektordatenbank und Dokumentenspeicher laufen ausschließlich auf Servern in Deutschland und der EU. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO stellen wir selbstverständlich bereit. Für Berufsgeheimnisträger — Kanzleien, Arztpraxen, Steuerberatungen, Pflegeeinrichtungen — ist das keine Komfortfrage, sondern Voraussetzung für einen rechtssicheren KI-Einsatz. Warum, erklären wir ausführlich in Berufsgeheimnisse gehören nicht in die US-Cloud.
Hosting in Deutschland & der EU
Ihre Daten werden ausschließlich bei Providern mit Sitz in Deutschland und der EU verarbeitet — nie bei US-Konzernen, die dem US CLOUD Act unterliegen.
Kein KI-Training mit Ihren Daten
Ihre Dokumente und E-Mails werden niemals zum Training von KI-Modellen verwendet — weder von uns noch von Dritten. Ihre Daten arbeiten ausschließlich für Sie.
AV-Vertrag standardmäßig
Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO Art. 28 ist Standard.
Strikte Mandantentrennung
Jeder Kunde erhält einen technisch isolierten Datenraum. Ihre Inhalte sind für andere Kunden unzugänglich.
Kundenstimmen
Was unsere Kunden sagen
Als Steuerkanzlei haben wir mit KnowledgePilot eine Lösung gefunden, die unseren Arbeitsalltag spürbar verändert hat.
Mit jedem Tag und jeder Anwendung wächst unser Wissensschatz: Die Arbeitsergebnisse unseres Teams werden dokumentiert und stehen für zukünftige Fragestellungen abrufbar zur Verfügung.
Was früher eine halbe Tagesrecherche in den Akten war, erledigen wir heute in wenigen Minuten – mit zuverlässigen Antworten statt Halluzinationen, die wir dank Quellenangabe jederzeit nachvollziehen können.
Entscheidend für eine Steuerkanzlei: Die Daten werden ausschließlich bei Anbietern mit Sitz in Deutschland und der EU verarbeitet. Klare Empfehlung.
Als Steuerkanzlei haben wir mit KnowledgePilot eine Lösung gefunden, die unseren Arbeitsalltag spürbar verändert hat. Wir haben damit ein Werkzeug in der Hand, das es uns ermöglicht, ein aktives Wissensmanagement zu betreiben.
Als Erstes haben wir unser Unternehmenshandbuch hinterlegt. Daraus rufen wir gezielt Arbeitsanweisungen ab, was uns gerade bei der Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen viel Zeit spart.
Mit jedem Tag und jeder Anwendung wächst unser Wissensschatz: Die Arbeitsergebnisse unseres Teams werden dokumentiert und stehen für zukünftige Fragestellungen abrufbar zur Verfügung.
Ein weiterer großer Hebel liegt für uns in der Recherche: Dokumente, ein- und ausgehende E-Mails und aktuelle Gesetzestexte werden zu einer konkreten Fragestellung durchsucht und die Antworten verständlich aufbereitet. Was früher eine halbe Tagesrecherche in den Akten war, erledigen wir heute in wenigen Minuten – mit zuverlässigen Antworten statt Halluzinationen, die wir dank Quellenangabe jederzeit nachvollziehen können.
Für diesen Funktionsumfang ist der Preis des Team Plans von 18 Euro pro Nutzer und Monat für uns mehr als angemessen.
Entscheidend für eine Steuerkanzlei: Die Daten werden ausschließlich bei Anbietern mit Sitz in Deutschland und der EU verarbeitet.
Besonders hervorheben möchten wir das Onboarding. Wir haben uns für den geführten Start entschieden und wurden Schritt für Schritt begleitet. Rückfragen wurden jederzeit kompetent, zeitnah und zuvorkommend beantwortet. Klare Empfehlung.
Dipl.-Ing. oec. Jacqueline Daute
Steuerberaterin · RSG GmbH & Co. KG, Gera
Erfahren Sie, was KnowledgePilot für Sie tun kann
Weil KnowledgePilot mit Ihren eigenen Dokumenten arbeitet, zeigen wir Ihnen konkret an Ihrem Fall, was möglich ist — keine Demo von der Stange. Gemeinsam erarbeiten wir eine klare Einschätzung ob KnowledgePilot ein für Sie geeignetes Werkzeug ist. Kein Verkaufsgespräch.
KnowledgePilot
Ausgangslage klären
Lernen Sie KnowledgePilot kennen und besprechen Sie Ihren Anwendungsfall — ohne Verpflichtung.
Datum wählen
Das nehmen Sie aus dem Gespräch mit:
- Kann Ihnen KnowledgePilot helfen?
- Was zu tun ist, um mit KnowledgePilot starten zu können
- welche Ihrer Dokumente und Postfächer sich sofort anbinden lassen
- wie Sie KnowledgePilot für sich einrichten
- wie Ihre Mitarbeiter mit KnowledgePilot starten